Esta es la política de tratamiento de datos personales de GRUPO NOMINEROS S.A.S la cual se establece en cumplimiento de los deberes de la ley 1582 de 2012 y sus decretos reglamentarios y aplica para la información que contenga datos personales que se registre en NOMINEROS.

1. Alcance de la Política

Esta Política aplica para todos los datos personales que recolecte GRUPO NOMINEROS S.A.S dentro de NOMINEROS. Esta contiene las obligaciones del Responsable del tratamiento de los datos, los derechos de los titulares de la información y cómo ejercerlos. Por lo tanto, es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de GRUPO NOMINEROS S.A.S ya sea en calidad de empleados, contratistas o partners.

2. Responsable del Tratamiento

GRUPO NOMINEROS S.A.S sociedad comercial debidamente constituida, identificada con el NIT 901730602-4 y con domicilio en la ciudad de Popayán, Colombia. Página nomineros.com, correo electrónico para notificaciones relacionadas con datos personales contacto@nomineros.com GRUPO NOMINEROS S.A.S será quien actúe como Responsable del Tratamiento.

3. Datos que recolecta GRUPO NOMINEROS S.A.S en NOMINEROS

Dentro del ejercicio ordinario de las actividades de GRUPO NOMINEROS a través de NOMINEROS, esta recolecta datos personales públicos, privados y semi privados como nombre, correo electrónico, dirección de notificaciones, teléfono, actividad laboral, entre otros.

Por regla general el GRUPO NOMINEROS no solicitará datos personales sensibles. Sin embargo es importante manifestar que: A) Los datos personales sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. B) GRUPO NOMINEROS no condiciona ninguna actividad comercial a que el titular suministre datos personales sensibles. C) GRUPO NOMINEROS únicamente recolectará datos personales sensibles cuando se encuentre actuando bajo un deber legal o cuando sea necesario la recolección de dichos datos por algún motivo objetivo y sustentado y cumplirá con las cargas que impone la ley para el tratamiento de dicha información.

Cualquier persona que pretenda ingresar datos personales de terceros en NOMINEROS, para acceder a los servicios de gestión de nómina, se encuentra obligado a obtener una autorización expresa, previa y verificable antes de ingresar sus datos en NOMINEROS. En ella deberá indicarle al titular de la información la manera en la que serán tratados sus datos y los derechos que le asisten, junto con todos los demás requisitos que exija la legislación vigente.

4. Tratamiento y finalidad

GRUPO NOMINEROS tratará los datos personales de acuerdo a la autorización otorgada por el titular de la Información, las disposiciones legales y las órdenes de autoridades administrativas y judiciales que tengan competencia para actuar en la materia.

El tratamiento, esto es la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos se realizará con ayuda de medios automatizados y físicos que en todo caso protejan la información de accesos no autorizados.

Con excepción de aquellos datos que pueden ser tratados sin autorización del titular, GRUPO NOMINEROS solicitará autorización expresa para recolectar datos personales. Los datos serán obtenidos directamente del titular de la información a través de diferentes actividades. La autorización corresponderá a un ejercicio libre e informado por parte del titular de la información.

Es importante tener en cuenta que: A) La información podrá ser almacenada en registros físicos o digitales, dentro y fuera de Colombia. GRUPO NOMINEROS dispondrá de medidas técnicas y administrativas que le permitan cumplir con sus deberes como responsable de la información. B) Los datos circularán de manera restringida dentro de GRUPO NOMINEROS, con autoridades administrativas o judiciales cuando éstas se encuentren ejerciendo sus funciones legales o por orden judicial, y con terceros siempre que cuente con los debidos contratos de transmisión o transferencia de datos, o con la autorización expresa del titular de la información. C) Los datos serán eliminados de las bases de datos de GRUPO NOMINEROS cuando el titular lo solicite y aquello sea procedente, cuando ya no exista una finalidad legítima para conservar los datos y por orden de autoridad competente. D) Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.E) El personal que interviene en el tratamiento datos personales está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Los datos serán tratados con la finalidad de ejecutar labores comerciales y administrativas que permitan prestar los servicios de NOMINEROS y en específico:

1. Almacenar los datos y clasificarlos dentro de sus bases de datos, identificándose como Clientes, prospectos, entre otros.
2. Compartir información sobre los productos y servicios que comercializa GRUPO NOMINEROS en NOMINEROS.
3. Gestionar trámites de los Titulares de la información como solicitudes, quejas y reclamos.
4. Efectuar encuestas de satisfacción.
5. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
6. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual La Empresa tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
7. Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
8. Contactar al titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
9. Contactar al titular a través de correo electrónico o medio telefónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre Las Partes (GRUPO NOMINEROS y el titular).
10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por GRUPO NOMINEROS con el titular de la Información.
11. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales GRUPO NOMINEROS haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
12. Realizar en forma directa o a través de terceros gestión de cartera.
13. Controlar y prevenir el fraude mediante la verificación de reportes en listas vinculantes sobre Lavado de Activos.
14. Realizar el procesamiento y entrega de los productos comercializados por GRUPO NOMINEROS y para enviar la información que al respecto se haya solicitado.
15. Transmitir los datos a la autoridad competente para cumplir con las obligaciones contables y tributarias de GRUPO NOMINEROS, en este caso a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para las cuestiones relacionadas con la facturación electrónica, así como al proveedor tecnológico para que realice la factura electrónica correspondiente.
16. Análisis estadísticos e investigación de mercados.
17. Llevar registro y control de la información, orientada a la administración de NOMINEROS y GRUPO NOMINEROS.
18. Compartir la información con terceros en virtud de contratos de transmisión de datos o transferencia cuando exista una finalidad para ello, garantizando en todo momento los derechos de los titulares de la información.
19. Revisar los reportes que puedan existir sobre el titular de la información en las centrales de Riesgo crediticio.
20. Utilizar la información recolectada para la prestación de sus servicios.
21. Reportar ante centrales de riesgo Crediticio el incumplimiento de las obligaciones entre el Titular de la información y GRUPO NOMINEROS.
22. Compartir, transmitir, transferir información con las siguientes personas: con proveedores que ofrezcan o suministren bienes y servicios a GRUPO NOMINEROS, entidades con las cuales GRUPO NOMINEROS tenga celebrados contratos de uso de red, aseguradoras con las cuales GRUPO NOMINEROS tengan contratadas pólizas de seguro y sea necesario entregar la información de terceros o con las cuales el titular de la información haya decidido contratarlas, personas que en alianza con GRUPO NOMINEROS, ofrezcan beneficios, productos o servicios propios o de GRUPO NOMINEROS, personas que realicen la promoción de los productos y servicios de GRUPO NOMINEROS, o personas que tengan cualquier alianza de servicios con GRUPO NOMINEROS.

Derechos del titular de la información

Además de los derechos reconocidos por la ley y la jurisprudencia, los titulares de la información tendrán derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

El titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es el equipo de Gestión de Datos de NOMINEROS en contacto@nomineros.com GRUPO NOMINEROS S.A.S.

El titular deberá presentar su comunicación de manera verbal o escrita aportando:

1. Su nombre completo
2. Número de identificación y tipo de documento
3. Domicilio / Dirección para notificaciones
4. Teléfono de contacto
5. Dirección de Correo electrónico
6. Copia del documento de identidad
7. Descripción del derecho que pretende ejercer
8. Pruebas que pretende hacer valer

Los casos radicados en días no hábiles de acuerdo con el calendario colombiano se entenderán radicados el siguiente día hábil.

Cuando se trate de una consulta esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando se trate de corrección, actualización, supresión o reclamo, el término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, La Empresa informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

6. Vigencia

La presente Política para el tratamiento de datos personales rige a partir de 1 de enero de 2022, la vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Sin embargo, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información y aún después mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos o una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes.

Esta Política podrá ser modificada de manera unilateral por parte del GRUPO NOMINEROS en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario o cuando sea necesario por la modificación de las condiciones de tratamiento y recolección. En dicha eventualidad se informará y publicará, para que los titulares de la información se manifiesten y ejerzan sus derechos, si estos no se manifiestan en un plazo de veinte (20) días hábiles siguientes, se entenderá que aceptan. Sin embargo, tal como lo establece la ley, cuando dicha reforma afecte aspectos sustanciales se obtendrá nueva autorización del titular de la información.

Autorización para el tratamiento de datos personales

Certifico que tengo la autorización legal para hacer el registro de la información aquí requerida, la cual se presume verídica, a título y cuenta de la persona jurídica o natural que represento. En consecuencia, autorizo a GRUPO NOMINEROS S.A.S. y a aquellas entidades que pertenezcan o lleguen a pertenecer a su Grupo Empresarial de acuerdo con la ley, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, en forma permanente para que realice las siguientes actividades:

1. Solicite, consulte, comparta, informe, reporte, procese, modifique, actualice, aclare, retiren o divulgue, ante entidades de consulta de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo crediticio, o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades, todo lo referente a mi información, modificación y extinción de mis derechos y obligaciones originados en virtud de cualquier contrato celebrado u operación realizada o que llegare a celebrar o realizar GRUPO NOMINEROS.
2. Consulte, solicite o verifique información sobre mis datos de ubicación o contacto, los bienes o derechos que poseo o llegare a poseer y que reposaren en las bases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales o jurídicas, o se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones.
3. Contacte a los usuarios inscritos a través del envío de mensajes a través de correo electrónico y/o redes sociales a las cuales esté inscrito.
4. Conserve la información y la documentación incluso aún, cuando no se haya perfeccionado una relación contractual o después de finalizada la misma con GRUPO NOMINEROS. Igualmente, para recolectarla, actualizarla, procesarla y eliminarla.
5. GRUPO NOMINEROS comparta, remita mi información a sus partners, especialmente entidades financieras y a operadores de información, acceda a mi información o documentación consignada o anexa en las solicitudes de vinculación, actualizaciones, en los diferentes documentos, operaciones y/o sistemas de información, así como información y/o documentación relacionada con los productos y/o servicios que poseo con GRUPO NOMINEROS.
6. Compile y remita a las autoridades fiscales, y reguladores financieros, nacionales o extranjeros, la información relacionada con la titularidad de los productos y servicios contratados y los que serán contratados en el futuro, datos de contacto, movimientos y saldos, y cualquier otra información que sea solicitada por normas nacionales o extranjeras de prevención de evasión fiscal o de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como aquellas que las regulen, modifiquen o sustituyan.
7. Comparta, transmita, transfiera y divulgue mi información y documentación con las siguientes personas: (a) quienes, como proveedores, ofrezcan o suministren bienes y servicios a GRUPO NOMINEROS, (b) entidades con las cuales tengan celebrados contratos de uso de red, (c) la(s) aseguradora(s) con la(s) cual(es) GRUPO NOMINEROS tengan contratadas pólizas o con las cuales yo haya decidido contratarlas, los intermediarios de seguros o reaseguros; (d) personas, que en alianza con GRUPO NOMINEROS, ofrezcan beneficios, productos o servicios propios o de GRUPO NOMINEROS, (e) personas que realicen la promoción de los productos y servicios de GRUPO NOMINEROS. Todo lo anterior, con el fin de que GRUPO NOMINEROS utilice mis datos, a partir de la recepción de estos y hasta que expresamente revoque esta autorización, para: A) Ofrecerme y prestarme sus productos o servicios a través de cualquier medio o canal. B) Mantener actualizada mi información ante Operadores de Información y Riesgo o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos. C) Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, incluyendo contactarme para estos efectos.

Así mismo, con el fin de que a las personas que aquí he autorizado para que se les entreguen mis datos, me ofrezcan beneficios o servicios propios de estas personas o de GRUPO NOMINEROS.

Manifiesto que todos los datos aquí consignados son ciertos, que la información que adjunto es veraz y verificable; por ello, autorizo su verificación ante cualquier persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera desde ahora y mientras subsista alguna relación comercial con GRUPO NOMINEROS, y me comprometo actualizar o confirmar la información y/o documentación al menos una vez al año o cada vez que un producto o servicio lo amerite, estando facultada GRUPO NOMINEROS para terminar cualquiera de los contratos con ella celebrados cuando no cumpla con este compromiso.

Manifiesto que entiendo que quienes utilicen NOMINEROS como usuarios de nómina, es decir quienes utilicen el software para pagar nómina de sus empresas y trabajadores, deben de contar con la autorización previa y expresa de estos últimos para que los usuarios compartan sus datos en la app. Por esto los usuarios que ingresan datos personales de terceros, aseguran en este sentido que dentro de los CONTRATOS con sus empresas y/o trabajadores se cuenta con la autorización de estos para el tratamiento de datos. GRUPO NOMINEROS no se hace responsable de cualquier reclamación que las empresas o trabajadores puedan realizar en este sentido, y serán los usuarios quienes asuman la responsabilidad.

Igualmente me obligo a informar a GRUPO NOMINEROS cualquier cambio en la información relacionada con los datos de contacto dentro de los 20 días siguientes a la fecha en que se produzca el cambio.

GRUPO NOMINEROS me ha informado que puedo contactarme en cualquier momento a través del siguiente correo electrónico contacto@nomineros.com y que tengo el derecho a conocer, actualizar y rectificar mis datos personales y en los casos en que sea procedente a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, abstenerme de contestar preguntas sobre datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio y que conozco el procedimiento para hacerlo ya que he leído y entendido en su totalidad de la Política de Tratamiento de datos personales de GRUPO NOMINEROS S.A.S